Ce qui suit est un article invité de Hime, l’un des premiers lecteurs de Partageons l’Éco. Hime est manager dans une société de conseil en stratégie et aime jouer du violon et vivre des aventures imprévues. J’espère que vous apprécierez !
Très bien tout le monde, combien de fois avez-vous lu un email et vous êtes dit «Je n’ai pas envie de répondre maintenant, je le ferai plus tard » pour que cet e-mail disparaisse dans l’abîme profond et oublie complètement que vous avez laissé l’expéditeur en suspens ?
Allez, je sais que tu as fait ça au moins une fois. Si vous faites cela plutôt un e-mail sur trois – CLUNK ! C’est moi qui vous frappe à la tête avec un marteau en caoutchouc surdimensionné alors que je résiste à l’envie de vous débarrasser de votre entêtement. Vous pensez que je réagis de manière excessive ? Peut-être un peu, mais j’essaie de sauver votre carrière et vos relations, alors faites attention !
N’APPRENEZ PAS À LA DURE
Je suis généralement rapide et cohérent pour répondre aux e-mails immédiatement (24 heures au plus tard), en particulier aux amis, à la famille, aux clients et aux collègues que j’aime… oups, je veux dire à tous mes collègues. Cependant, une fois l’année dernière, j’ai fait une grosse gaffe….
J’ai un client difficile, connu pour être très impatient et exigeant, avec souvent des demandes auxquelles mon entreprise ne peut pas répondre en raison d’une rupture de contrat ou de contraintes financières. Un jour, j’ai reçu un e-mail laconique de sa part se plaignant d’un projet que mon équipe avait généré en retard. Il a nié que la raison pour laquelle le rapport était en retard provenait du fait que son équipe nous avait fourni des données incomplètes que nous avons dû leur rechercher à plusieurs reprises.
J’étais tellement irrité qu’il nous blâme pour leur incompétence que j’ai laissé l’e-mail s’envenimer dans ma boîte de réception pendant que je passais à autre chose. Il ne méritait plus de temps ! Garçon, j’étais stupide. Ce que je n’avais pas réalisé, c’est que parce que mon client était contrarié (justifié ou non), il a fini par devenir furieux que j’aie ignoré son e-mail, et il a fini par appeler le patron de mon patron pour le dénoncer à propos de mon insolence.
Aie. Tout d’un coup, je suis devenu idiot de ne pas gérer la situation et de devoir incliner la tête devant l’homme qui signe mon chèque de paie. Oups !
Même si nous recevons tous des centaines d’e-mails par jour, il est crucial de surveiller activement les e-mails qui s’adressent spécifiquement à vous ou à votre équipe. Il y aura des moments où un client peut s’en prendre à quelque chose qui n’est pas de votre faute, mais il est de votre responsabilité de lui expliquer cela en temps opportun, que ce soit par téléphone ou dans une réponse non agressive par e-mail.
Votre carrière en dépendra. Ne risquez pas de perdre un client, un ami ou votre réputation de non-répondant.
Conseils pour prendre le contrôle de votre courrier électronique :
- Vous ne pouvez pas répondre immédiatement ? Utilisez la fonction Marquer comme non lu pour vous rappeler de répondre plus tard.
- Créez des règles de messagerie pour trier et acheminer automatiquement les e-mails pour vous.
- Restez organisé et développez un système qui fonctionne pour vous. Ma boîte de réception ne contient que les emails auxquels je n’ai pas répondu. Tout ce que j’ai terminé est classé dans un dossier.
- Créez des dossiers et sous-dossiers significatifs. Un système de classement n’est efficace que lorsque vous savez où aller pour récupérer quelque chose.
- Priorisez et traitez en premier les e-mails les plus urgents. De nombreux programmes comme Outlook vous permettent d’attribuer des indicateurs de couleurs différentes pour suivre la priorisation. Vous pouvez même attribuer un nom de catégorie à chaque drapeau de couleur, très utile !
- Besoin de faire des recherches avant d’avoir une réponse au mail d’un client ? Répondez immédiatement au client en lui faisant savoir que vous enquêtez sur le problème et que vous ferez un suivi dans quelques jours.
- Surveillez la taille totale de votre boîte de réception et videz votre corbeille. De nombreux serveurs cesseront de vous envoyer de nouveaux e-mails si votre compte dépasse la taille limite.
- Évitez les disputes, les plaintes et les remarques sarcastiques dans les e-mails. Les e-mails laissent une trace permanente que vous ne voulez pas laisser sortir et vous hanter plus tard.
- Nous sommes tous occupés mais cela ne signifie pas que vous pouvez ignorer les e-mails de vos amis. La famille vous pardonnera probablement d’être floconneux, mais vos amis vous en voudront si vous ne leur répondez jamais.
- Vérifiez régulièrement votre dossier spam. Les filtres anti-spam ne sont pas parfaits et parfois des e-mails importants peuvent s’y retrouver par erreur !
CONCLUSION – Mieux envoyer des e-mails
Si vous pouvez mettre en pratique tous ces conseils régulièrement, vous améliorez activement votre communication ! Ne minimisez pas les compétences en matière de courrier électronique : rester au courant des courriers électroniques et répondre en temps opportun et de manière courtoise sont des compétences clés désormais tout aussi importantes que les réunions en face à face dans nos environnements de travail actuels.
De nombreux lieux de travail n’enregistrent pas les conversations téléphoniques, mais je peux garantir que la plupart d’entre eux archivent tous les e-mails que vous avez envoyés ! Soyez actif avec votre courrier électronique et évitez d’être connu comme la personne avec la boîte de réception du trou noir !
Connexes : Apprenez à négocier une indemnité de départ et soyez libre de toutes les conneries du lieu de travail !
Keigu,
Sam @ Samouraï financier – « Percer les mystères de l’argent »
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